Prima di usare l’AI sui dati prodotto: quattro verifiche

Una scheda compilata bene in una dimostrazione non basta per valutare un’automazione. Per capire se l’AI può aiutare sul catalogo bisogna provarla sui documenti che arrivano davvero, compresi quelli incompleti o difficili da leggere.

Scegliere i campi da estrarre

Parti da un’attività precisa: per esempio riportare materiale, dimensioni e potenza dalle schede dei fornitori ai campi del PIM. Indica quali campi sono obbligatori, quali valori sono ammessi e cosa deve succedere quando l’informazione manca.

Queste regole permettono di controllare il risultato senza affidarsi alla sola impressione che la scheda sia scritta bene.

Preparare un campione realistico

Usa documenti di fornitori diversi, con tabelle, immagini, formati e qualità differenti. Un campione composto solo da PDF ordinati rischia di nascondere le difficoltà del lavoro quotidiano.

Prima di condividere i file, verifica chi può accedervi e se contengono informazioni riservate. La scelta dei servizi da utilizzare fa parte del progetto.

Contare anche le correzioni

Confronta ogni valore proposto con la fonte. Annota dati corretti, dati errati e campi da completare. Misura anche il tempo che una persona impiega per controllare e correggere la proposta.

Il confronto utile è fra due attività complete: compilazione manuale da una parte, elaborazione e revisione dall’altra. Il solo tempo di risposta del modello dice poco sul risparmio effettivo.

Decidere se integrare

Se la prova è soddisfacente, resta da collegare il flusso al PIM, assegnare i permessi e definire chi approva. Servono anche un modo per riconoscere gli errori e una procedura da seguire quando cambia il formato dei documenti.

Se le correzioni richiedono troppo lavoro, può convenire limitare l’automazione ad alcuni campi o rivedere prima i dati in ingresso.